Breve sintesi delle FAQ fornite dal Notariato su dubbi legali informatici ricorrenti.
1) Certificato di destinazione urbanistica (CdU) rilasciato in formato elettronico da allegare agli atti di trasferimento di immobili: quali verifiche sono necessarie?
Tra i dubbi legali informatici da cui di recente si viene assaliti riguardano il CdU in formato digitale e sulle verifiche da effettuare per verificarne la validità e l’attendibilità, che sono riportate di seguito:
– il formato idoneo e sottoscritto con firma elettronica qualificata, valida e non revocata;
– la firma digitale, insieme ad altri elementi, quali, ad esempio, la provenienza dalla casella istituzionale di posta elettronica del Comune o da quella dedicata al protocollo in uscita del Comune medesimo, che garantiscano l’imputabilità del CdU al Comune da cui è stato emesso ed al soggetto legittimato al rilascio dello stesso; per verificare la validità della firma digitale apposta al CdU da soggetto legittimato al rilascio, oltre ai limiti della sua naturale scadenza, è necessario avere un riferimento temporale opponibile ai terzi, ossia il medesimo protocollo informatico o il riferimento temporale ottenuto dall’utilizzo della posta elettronica certificata;
– la data del documento (al fine di determinare il periodo di vigenza del certificato): la data di formazione potrà essere dichiarata dalla pubblica amministrazione mediante indicazione nel corpo del CdU o la protocollazione informatica.
2) Imposta di bollo per documenti informatici?
Si può assolvere questo onere di pagamento mediante l’utilizzo del bollo virtuale di cui all’art. 15 del D.P.R. n. 642/1972 menzionando nel documento la relativa autorizzazione, o indicando, in luogo del contrassegno, il numero identificativo del contrassegno stesso.
Il notaio potrà indicare nel documento informatico, come prova del pagamento, il codice numerico di quattordici cifre rilevabile dal contrassegno che dovrà essere conservato per il termine di decadenza triennale previsto per l’accertamento tributario.
E in caso di protesti digitali? L’imposta di bollo non sarà dovuta ove il protesto, che sia esso cartaceo o digitale, sia apposto direttamente sull’assegno; in tal caso se redatto con atto separato, l’imposta potrà essere assolta con il sistema del bollo virtuale oppure riportando nel verbale di protesto il codice numerico del contrassegno telematico e conservando il contrassegno stesso fino alla decorrenza del termine di decadenza per l’accertamento tributario. Il tributo di bollo non dovrà essere assolto in relazione ai protesti per mancanza di fondi, sia cartacei che digitali, indipendentemente dalla modalità di redazione utilizzata.
3) Come posso trasmettere le copie autentiche di documenti informatici: via PEC o posta ordinaria? Che valore ha la PEC?
Le copie autentiche possono essere trasmesse a mezzo di posta elettronica ordinaria. La posta elettronica certificata (PEC) garantisce unicamente il tracciamento della trasmissione del documento informatico e fornisce prova della consegna e dell’avvenuto ricevimento, ma nulla aggiunge all’autenticità (o meno) del documento allegato. Inoltre, la PEC dota il documento di un riferimento temporale opponibile ai terzi idoneo ad estendere il valore nel tempo della firma digitale apposta alla copia autentica.
4) Il notaio può estrarre copia informatica di una procura speciale dal medesimo rogata o autenticata da rilasciare in originale?
La dichiarazione di conformità non è ancorata alla duplice condizione del deposito dell’originale presso un pubblico archivio e della collazione con l’originale, bensì alla sola condizione del confronto. Il notaio può attestare la conformità all’originale di copie, eseguite su supporto informatico o cartaceo, di documenti formati su qualsiasi supporto ed a lui esibiti in originale o in copia conforme ex art. 73 della Legge notarile. È possibile, pertanto, estrarre copia informatica da documento non depositato negli atti notarili e, quindi, anche di procura speciale.
5) La sottoscrizione delle parti in un atto informatico può consistere nell’acquisizione della firma autografa a mezzo scanner?
No. La sottoscrizione autografa è un elemento multiplo e complesso, composto da diversi parametri (quali il tratto o forma grafica, la pressione, la velocità, la direzione dei tratti ed altro), che complessivamente combinati costituiscono la sottoscrizione. La semplice scansione di un documento cartaceo sottoscritto non è in grado di acquisire tutti questi parametri ma si sostanzia in una mera “copia per immagine su supporto informatico di documento analogico”, che non è qualificabile come “sottoscrizione”.
6) Posso rilasciare copia conforme di una pagina web?
È possibile procedere al rilascio di copia conforme di pagina web indicando l’indirizzo Internet, il tipo di browser, l’ora (GMT o UTC), i dati relativi ad eventuali certificati di sicurezza di cui è dotata la pagina web che si intende riprodurre. In caso di rilascio di copie cartacee sarà possibile procedere, esclusivamente, alla trasposizione del contenuto statico (immagini o testo) e non si potrà attestare la conformità di contenuti diversi da quelli testuali.
Qualora la pagina web da riprodurre sia relativa ad un social network andrà, inoltre, precisato se trattasi di pagina liberamente accessibile al pubblico o se trattasi di pagina “privata” e, in questo secondo caso, con quali credenziali sia stato effettuato l’accesso.
La presente sintesi dei dubbi legali informatici ricorrenti è tratta dal FAQ – Diritto dell’informatica pubblicato sul seguente link https://webrun.notariato.it/run3/webrun/contenuti/notaio/informatica/pagina_faq_informatica.html.
Infine ti ricordiamo di leggere il nostri approfondimenti sulla tutela giuridica del software, sul deposito del codice sorgente presso il Notaio, sul contratto di sviluppo del software.
Brief summary of the FAQs provided by the Notary on recurring IT legal doubts.
1) Certificate of urban destination (CdU) issued in electronic format to be attached to property transfer deeds: what checks are necessary?
Among the IT legal doubts that have recently been assailed are those concerning the CdU in digital format and the checks to be carried out to verify its validity and reliability, which are listed below:
– the suitable format and signed with a qualified, valid and non-revoked electronic signature;
– the digital signature, together with other elements, such as, for example, the origin from the institutional email address of the Municipality or from the one dedicated to the outgoing protocol of the same Municipality, which guarantee the imputability of the CdU to the Municipality from which it was issued and to the person authorised to issue it; to verify the validity of the digital signature affixed to the CdU by a person authorized to issue it, in addition to the limits of its natural expiration, it is necessary to have a temporal reference that can be used against third parties, i.e. the same computer protocol or the temporal reference obtained from the use of certified electronic mail;
– the date of the document (in order to determine the period of validity of the certificate): the date of formation may be declared by the public administration by indicating it in the body of the CdU or by computer protocolling.
2) Stamp duty for computer documents?
This payment obligation can be fulfilled by using the virtual stamp referred to in art. 15 of Presidential Decree no. 642/1972 by mentioning the relative authorization in the document, or by indicating, in place of the stamp, the identification number of the stamp itself.
The notary may indicate in the electronic document, as proof of payment, the fourteen-digit numeric code that can be found on the cheque, which must be retained for the three-year limitation period for tax assessment.
And in the case of digital protests? The stamp duty will not be due if the protest, whether on paper or digital, is affixed directly to the cheque; in this case, if drawn up with a separate document, the tax may be paid using the virtual stamp system or by reporting the numeric code of the electronic cheque in the protest report and retaining the cheque itself until the expiry of the limitation period for tax assessment. The stamp duty will not have to be paid in relation to protests due to lack of funds, whether on paper or digital, regardless of the drafting method used.
3) How can I send certified copies of electronic documents: via certified e-mail or ordinary mail? What is the value of certified e-mail?
Certified copies can be sent by ordinary email. Certified email (PEC) only guarantees the tracking of the transmission of the electronic document and provides proof of delivery and receipt, but adds nothing to the authenticity (or otherwise) of the attached document. Furthermore, PEC provides the document with a temporal reference that can be used against third parties, which is suitable for extending the value of the digital signature affixed to the certified copy over time.
4) Can a notary extract a computer copy of a special power of attorney drawn up or certified by the same to be issued in original?
The declaration of conformity is not anchored to the dual condition of the deposit of the original in a public archive and the collation with the original, but rather to the sole condition of comparison. The notary can certify the conformity to the original of copies, made on electronic or paper media, of documents created on any media and exhibited to him in original or in certified copy pursuant to art. 73 of the Notarial Law. It is therefore possible to extract a computer copy from a document not filed in notarial deeds and, therefore, also in special power of attorney.
5) Can the signature of the parties in an electronic deed consist of the acquisition of the handwritten signature by means of a scanner?
No. The handwritten signature is a multiple and complex element, composed of different parameters (such as the stroke or graphic form, pressure, speed, direction of the strokes and others), which combined together constitute the signature. The simple scanning of a signed paper document is not able to acquire all these parameters but is a mere “copy by image on electronic media of an analog document”, which cannot be classified as a “signature”.
6) Can I issue a certified copy of a web page?
It is possible to issue a certified copy of a web page by indicating the Internet address, the type of browser, the time (GMT or UTC), the data relating to any security certificates that the web page that you intend to reproduce has. In the case of issuing paper copies, it will be possible to proceed, exclusively, with the transposition of the static content (images or text) and it will not be possible to certify the conformity of contents other than textual ones.
If the web page to be reproduced is related to a social network, it will also be necessary to specify whether it is a page freely accessible to the public or whether it is a “private” page and, in the latter case, with which credentials the access was made.
This summary of the recurring IT legal doubts is taken from the FAQ – IT Law published on the following link https://webrun.notariato.it/run3/webrun/contenuti/notaio/informatica/pagina_faq_informatica.html.
Finally, we remind you to read our in-depth articles on the legal protection of software, on the deposit of the source code at the Notary, on the software development contract.
