Oggi i mezzi di tele-audio-video comunicazione consentono e agevolano gli scambi e le operazioni. Vediamo come funziona l’identificazione a distanza nel rispetto dell’attuale normativa antiriciclaggio 2020.
LA GUIDA ALL’IDENTITÀ’ DIGITALE DEL GAFI
Il distanziamento sociale imposto dalle misure di contenimento dell’epidemia COVID-19, ha portato negli ultimi mesi ad un sempre crescente utilizzo di mezzi di comunicazione a distanza che, se correttamente utilizzati, consentono di agevolare l’esecuzione di molte operazioni finanziarie e non, senza ricorrere alla presenza fisica.
Parallelamente sono aumentate anche i casi di frodi e di improprio utilizzo di questi strumenti. Ciò ha spinto il GAFI (Groupe d’action financière) – organizzazione intergovernativa avente scopo di stabilire standard e promuovere un’efficace attuazione delle misure legali, regolamentari e operative per combattere il riciclaggio di denaro, il finanziamento del terrorismo e altre minacce connesse all’integrità del sistema finanziario internazionale – ad emanare nel mese di marzo 2020 una Guida all’identità digitale.
La guida ha lo scopo di supportare e chiarire l’utilizzo di forme di identificazione digitale affidabili ed imparziali, che garantiscano la sicurezza e il rispetto della protezione dei dati personali, nelle transazioni finanziarie o altre operazioni, senza la necessaria presenza degli interessati.
Il termine di “Identità Digitale” oggi, infatti, sta ad indicare “l‘uso della tecnologia per affermare e dimostrare la propria identità personale, così come essa risulta dai dati anagrafici pubblici relativi al soggetto interessato, avente la stessa valenza identificativa di un documento di identità tradizionale” (cfr. Studio 2_2020 B Commissione Antiriciclaggio – approvato dal CNN in data 26.6.2020).
DIFFERENZE TRA IDENTIFICAZIONE NOTARILE E QUELLA PREVISTA DALLA LEGISLAZIONE SPECIALE DI CUI ALL’ART.19, COMMA 1, LETT. A), DEL D.LGS. N. 231/2007.
In questa prospettiva bisogna premettere che l’identificazione prevista dalla legislazione antiriciclaggio è diversa da quella notarile, in quanto diversi sono i presupposti.
L’accertamento dell’identità disciplinato dalla legge notarile (Legge n.89/1913) fa, infatti, parte di un più complesso ed articolato procedimento, basato su una serie di circostanze, sia fattuali che documentali, che porta il notaio, in qualità di pubblico ufficiale, a garantire l’identità di un soggetto nei confronti dell’ordinamento mediante un’attestazione fidefaciente (cfr. art. 49 Legge notarile). L’accertamento dell’identità personale notarile è finalizzato, infatti, al ricevimento stesso dell’atto.
L’identificazione ai soli fini antiriciclaggio 2020, invece, consiste in un mero accertamento documentale, basato sull’acquisizione dei dati identificativi indicati dall’art.1, comma 2, lett. n) D. Lgs. 231/2007 (come modificato dal D.Lgs. n.90/2017 c.d. Decreto di Recepimento della IV Direttiva UE e, da ultimo, dal D.Lgs. n.125/2019 c.d. Decreto di recepimento della V Direttiva UE), che può essere svolto anche a mezzo di dipendenti e/o collaboratori (v. art. 19, lett. a, D.Lgs. 231/2007).
In secondo luogo, mentre l’identificazione del cliente ai fini della normativa antiriciclaggio 2020 va compiuta preliminarmente rispetto all’incarico, l’accertamento dell’identità personale in sede notarile è molto spesso successiva all’identificazione iniziale, ben potendo eventualmente colmare qualche lacuna documentale verificatasi nella preliminare fase istruttoria.
Infine, nel caso di intervento in atto a mezzo di un procuratore o un esecutore, l’identificazione notarile è dovuta esclusivamente nei confronti di quest’ultimo, in quanto comparente nell’atto, mentre quella richiesta dalla normativa antiriciclaggio ordinaria si estende ai soggetti rappresentati, secondo le specifiche regole dell’identificazione in presenza o a distanza dettate dall’art. 19 del menzionato D. Lgs. 231/2007.
Le conseguenze di ciò non sono di poco conto.
Si pensi, ad esempio, ad una prestazione notarile richiesta da un soggetto, noto o già identificato da tempo da parte del notaio per conoscenza personale, che o sia privo di un documento di identità o abbia un documento scaduto. Ai fini dell’accertamento dell’identità personale notarile la situazione non costituirà un problema, mentre, ai sensi della normativa di cui al D. Lgs. 231 citato, il soggetto obbligato dovrebbe rifiutare la prestazione o addirittura procedere ad eseguire una Segnalazione di Operazione Sospetta (cd. SOS).
IDENTIFICAZIONE A DISTANZA (o NON IN PRESENZA) DEL CLIENTE
L’attuale legislazione italiana in materia di antiriciclaggio ha già previsto alcune ipotesi in cui sia possibile svolgere l’identificazione a distanza del cliente sulla base delle prescrizioni di cui all’art. 19, comma 1, lett. a) del menzionato D. Lgs. 231/2007, che, specialmente in questi ultimi mesi di emergenza COVI-19, sono diventate di particolare attualità.
In particolare, nella normativa antiriciclaggio 2020 è possibile l’identificazione a distanza:
- quando i dati identificativi risultino da atti notarili, scritture private firmate digitalmente o dichiarazioni dell’Autorità consolare e dunque i predetti dati risultano già validati prima della stipula, in quanto ricavabili, ad esempio, dall’atto di provenienza (se atto pubblico o scrittura privata autenticata), oppure da una procura notarile o consolare, in via analoga, da un precedente documento informatico firmato digitalmente (ad esempio, un documento con la sottoscrizione digitale ex art. 24 D. Lgs. 82/2005 o CAD).
- in presenza dei seguenti presupposti di tipo informatico:
a. identità digitale ex art. 64 CAD, ovvero lo SPID di massimo livello (c.d. livello 3, che richiede un “token” fisico, quale, ad esempio, smart card, chiavetta usb, ed altro, per attestare l’identità digitale).
b. identità digitale di massima sicurezza rilasciata nell’ambito di un regime di identificazione elettronica compreso nell’elenco pubblicato dalla Commissione europea a norma dell’articolo 9 del regolamento UE n. 910/2014 (come, ad esempio, la Carta d’Identità Elettronica (CIE) o il passaporto elettronico).
c. certificato qualificato associato ad una firma elettronica qualificata (firma digitale) emesso da Autorità di Certificazione Qualificate a norma del menzionato articolo 9.
d. procedure di identificazione elettronica sicure e regolamentate ovvero autorizzate o riconosciute dall’Agenzia per l’Italia digitale. In particolare si sottolinea come la CIE è stata notificata secondo la procedura di cui al menzionato art. 9 ed è divenuta pienamente operativa come strumento per attestare l’identità digitale di massima sicurezza in tutti gli Stati dell’Unione Europea. - in caso di conoscenza pregressa: ossia nel caso in cui il soggetto era già stato preventivamente identificato per un pregresso rapporto, tutt’ora in essere, e le informazioni risultino aggiornate.
LA VERIFICA DELLE INFORMAZIONI
Normalmente la verifica delle informazioni ricevute dal cliente è solo eventuale e va compiuta in caso di dubbi o incongruenze sui dati forniti.
L’art. 19, comma 1 lett. b) individua alcune modalità di riscontro dei dati che, per le identità digitali sopra esaminate al n.2, possono avvenire solo in modalità telematica, in quanto dotati di elementi di autenticità che, se riprodotti in forma cartacea, si perderebbe irrimediabilmente. In questi casi sarà possibile procedere ad una identificazione a distanza ed eventualmente ad una verifica dei dati connessi.
Inoltre l’obbligo di identificazione, senza la presenza fisica del cliente, può essere assolto, anche attraverso una verifica dell’identità digitale nell’ambito di una videoconferenza con l’ausilio di un operatore remoto, ciò che assicura un grado ulteriore di sicurezza e di mitigazione del rischio raccomandato dalla Guida GAFI.
I casi di utilizzo non verificato da alcun operatore delle identità digitali (si pensi, ad esempio, al caso di costituzione telematica di una startup innovativa senza notaio) possono essere possibili fonti di aumento del rischio, considerato che il GAFI richiama l’attenzione non solo al momento del rilascio dell’identità digitale, ma soprattutto al momento del suo concreto utilizzo.
L’ADEGUATA VERIFICA DEL CLIENTE
La successiva eventuale fase dell’adeguata verifica del cliente ricomprende un complesso di operazioni da modulare differentemente in funzione del rischio e comprende, oltre l’identificazione del cliente e la verifica della sua identità, anche l’identificazione del titolare effettivo e la verifica della sua identità, l’acquisizione e valutazione dello scopo e della natura del rapporto o della prestazione professionale ed il controllo costante nel tempo, ed infine l’accertamento se il cliente ricopra o meno la qualifica di Persona Politicamente Esposta (PEP).
LA FORMA
Stante l’assenza di prescrizioni da parte del menzionato Decreto 231/2007 sulle modalità di acquisizione di tali dati ed informazioni, la forma è da considerarsi libera, sia in presenza che a distanza, a meno che non sia necessario acquisire le dichiarazioni ex art. 22 D.Lgs. 231 cit. In questo caso è necessaria la forma scritta in tutte le modalità consentite dall’ordinamento giuridico, sia cartacee che elettroniche, purché queste ultime integrino il requisito della forma scritta.
In caso di colloquio a distanza mediante strumenti informatici, pertanto, sarà necessaria – nel rispetto della normativa di cui al Regolamento UE 910/2019 e al D. Lgs. 82/2005 – la sottoscrizione elettronica avente valore di forma scritta, non liberamente valutabile in giudizio, ossia, in alternativa la firma qualificata/digitale (v. Regolamento UE n.910/2014 – eIDAS) o la firma avanzata (v. art. 20 comma 1 bis: 1-bis e art. 21 comma 2-bis del CAD).
In conclusione, nel caso di identificazione a distanza con sottoscrizione dei documenti relativi all’adeguata verifica, saranno possibili le seguenti modalità, in via alternativa o cumulativa:
– acquisizione di documenti autentici (atti notarili, documenti firmati digitalmente, dichiarazioni dell’autorità consolare) + sottoscrizione dichiarazioni ex art. 22;
– identificazione a distanza tramite il certificato qualificato + sottoscrizione dichiarazioni ex art. 22;
– identificazione a distanza tramite i documenti di identità elettronici (CIE o passaporto elettronico) o tramite SPID di massimo livello (livello 3 con token fisico) + sottoscrizione dichiarazioni ex art. 22.
– conoscenza pregressa + sottoscrizione dichiarazioni ex art. 22.
Non dimenticare di leggere anche la nostra rubrica sui c.d. “Dubbi legali informatici”.
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