Navigare nel vasto campo del diritto internazionale può risultare difficile, particolarmente quando si tratta di documenti legali come la procura estera; affinché tale documento sia valido, infatti, occorre rispettare la forma richiesta dalle leggi dettate in materia.
In particolare, si hanno due possibilità: la procura consolare e la procura redatta da un pubblico ufficiale straniero.
La procura consolare è un documento che proviene dal console italiano all’estero il quale la redige in lingua italiana e nel rispetto della legge notarile. La procura speciale così redatta sarà allegata all’atto notarile redatto dal notaio italiano. La nuova legge consolare (d. lgs. 3 febbraio 2011 n. 71) all’art. 28 disciplina le funzioni notarili dei consoli prevedendo che tali funzioni possano essere esercitate dal capo dell’ufficio consolare, secondo le modalità e con i limiti stabiliti, nei confronti dei cittadini, attenendosi alla legislazione nazionale; tali funzioni notarili possono essere esercitate solo nei confronti di cittadini italiani.
Nel caso di procura proveniente da un pubblico ufficiale straniero affinché il documento possa essere utilizzato in Italia occorre, anzitutto, la traduzione in lingua italiana ed è necessario, altresì, occuparsi del problema della legalizzazione. Nello specifico:
- per gli Stati per i quali non è prevista alcuna forma di legalizzazione non occorrono altre formalità, si tratta:
> degli stati che hanno stipulato la Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987, ratificata dall’Italia con Legge n. 106 del 24 aprile 1990, che sopprime definitivamente la necessità di legalizzazione o di altre formalità equivalenti per la documentazione emessa tra i paesi aderenti (es. Francia e Belgio) e
> degli stati che hanno stipulato con l’Italia convenzioni bilaterali (es. Germania);
- per gli stati che hanno stipulato la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, ratificata in Italia con Legge 20 dicembre 1966, n. 1253, (es. Stati Uniti d’America) è prevista l’Apostille. In altre parole, si dà prova della veridicità della firma e del sigillo del pubblico ufficiale da cui promana l’atto mediante l’Apostille ovvero un’attestazione ufficiale che viene apposta sullo stesso atto o su un’aggiunta, secondo il modello annesso alla Convenzione;
- per le procure estere provenienti dagli stati non aderenti alla Convenzione dell’Aja del 1961 (es. Canada), invece, è richiesta la legalizzazione apposta dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane presenti sul territorio straniero. Così facendo, l’autorità italiana accerta la validità o meno in Italia del documento redatto all’estero.
Attraverso l’Apostille, così come attraverso la legalizzazione, si attesta la veridicità della sottoscrizione e della qualifica legale del pubblico ufficiale straniero che ha rilasciato il documento, e l’autenticità del sigillo o del timbro apposto sull’atto.
Nel caso di utilizzo di una procura estera in un atto notarile da stipulare in Italia è estremamente importante il controllo svolto dal notaio. Una recente sentenza della Corte di Cassazione (n. 17713 del 12 luglio 2019) ha esaminato la questione dei controlli che il notaio italiano è tenuto ad effettuare nei confronti di una procura proveniente dall’estero. In particolare, i giudici hanno affermato che i requisiti affinché la procura estera possa essere utilizzata in Italia sono: la traduzione in italiano, la legalizzazione o l’Apostille (salvo che si tratti di procura proveniente da Paese con il quale vigono diversi accordi internazionali), la conformità ai requisiti formali del Paese di provenienza e, soprattutto, la presenza dei requisiti minimi di sicurezza giuridica richiesti per la circolazione in Italia del negozio che consistono, per la scrittura privata autenticata, nella dichiarazione del pubblico ufficiale che il documento è stato firmato in sua presenza e nel preventivo accertamento dell’identità del sottoscrittore.
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The form of foreign power of attorney
Navigating the vast field of international law can be difficult, especially when it comes to legal documents such as foreign power of attorney; in order for such a document to be valid, in fact, it is necessary to respect the form required by the laws dictated in the matter.
In particular, there are two possibilities: the consular power of attorney and the power of attorney drawn up by a foreign public official.
The consular power of attorney is a document that comes from the Italian consul abroad who draws it up in Italian and in compliance with the notarial law. The special power of attorney thus drawn up will be attached to the notarial deed drawn up by the Italian notary. The new consular law (legislative decree 3 February 2011 n. 71) in art. 28 regulates the notarial functions of consuls, providing that such functions can be exercised by the head of the consular office, according to the methods and with the limits established, towards citizens, complying with national legislation; such notarial functions can only be exercised towards Italian citizens.
In the case of a power of attorney from a foreign public official, in order for the document to be used in Italy, it is first necessary to translate it into Italian and it is also necessary to deal with the issue of legalization. Specifically:
- for states for which no form of legalization is required, no other formalities are required, these are:
> states that have signed the Brussels Convention of 25 May 1987, ratified by Italy with Law no. 106 of 24 April 1990, which definitively abolishes the need for legalization or other equivalent formalities for documentation issued between member countries (e.g. France and Belgium) and
> states that have signed bilateral conventions with Italy (e.g. Germany);
- for states that have signed the Hague Convention of 5 October 1961, ratified in Italy with Law no. 1253, (e.g. United States of America) requires the Apostille. In other words, the authenticity of the signature and seal of the public official issuing the document is proven by means of the Apostille, or an official attestation that is affixed to the document itself or to an addition, according to the model annexed to the Convention;
- for foreign powers of attorney from states that are not members of the 1961 Hague Convention (e.g. Canada), however, legalization is required by Italian diplomatic or consular representations present in the foreign territory. In doing so, the Italian authority ascertains whether or not the document drawn up abroad is valid in Italy.
Through the Apostille, as well as through legalization, the authenticity of the signature and legal qualification of the foreign public official who issued the document is certified, and the authenticity of the seal or stamp affixed to the document.
In the case of using a foreign power of attorney in a notarial deed to be drawn up in Italy, the control carried out by the notary is extremely important. A recent ruling by the Court of Cassation (no. 17713 of 12 July 2019) examined the issue of the controls that the Italian notary is required to carry out on a power of attorney from abroad. In particular, the judges stated that the requirements for the foreign power of attorney to be used in Italy are: translation into Italian, legalization or Apostille (unless it is a power of attorney from a country with which different international agreements are in force), compliance with the formal requirements of the country of origin and, above all, the presence of the minimum requirements of legal certainty required for the circulation of the transaction in Italy which consist, for the authenticated private deed, in the declaration of the public official that the document was signed in his presence and in the prior verification of the identity of the signatory.
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