Dalla necessità di garantire alle società di riunirsi in assemblea anche durante l’emergenza sanitaria dovuta al diffondersi della pandemia da Covid-19, è stata prevista la possibilità di ricorrere alle assemblee da remoto anche nel caso in cui tale facoltà non fosse prevista nello statuto.
La normativa emergenziale ha previsto, infatti, la possibilità di prevedere nella convocazione delle assemblee lo svolgimento delle stesse attraverso mezzi di telecomunicazione ovvero, per le società a responsabilità limitata la possibilità di assumere le deliberazioni mediante la consultazione scritta o il consenso espresso per iscritto.
La norma di riferimento è l’art. 106 del D.L. 18/2020, convertito in Legge 24 aprile 2020 n. 27, ove – tra l’latro – è stato previsto che:
- con l’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie le società per azioni, le società in accomandita per azioni, le società a responsabilità limitata, le società cooperative e le mutue assicuratrici possono prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione;
- le predette società possono altresì prevedere che l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio;
- le società a responsabilità limitata possano, inoltre, consentire, anche in deroga a quanto previsto dall’articolo 2479, quarto comma, del codice civile e alle diverse disposizioni statutarie, che l’espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.
La norma suddetta, al comma 7, prevedeva che tale disciplina si sarebbe applicata alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020 ovvero entro la data, se successiva, fino alla quale sarebbe stato in vigore lo stato di emergenza sul territorio nazionale relativo al rischio sanitario connesso all’insorgenza della epidemia da Covid-19.
Di anno in anno la normativa emergenziale in tema di assemblee da remoto è stata prorogata fino all’ultima proroga prevista nel c.d. decreto Milleproroghe 2024 che ha previsto l’applicabilità della suddetta disciplina fino al 30 aprile 2024; dopodiché tornerà in vigore la previgente normativa a regime.
Nello specifico, l’articolo 3, comma 12-duodecies, del D.L. 30 dicembre 2023, n. 215, c.d. decreto Milleproroghe 2024 (convertito in Legge 23 febbraio 2024, n. 18), statuisce che il termine di cui all’articolo 106, comma 7, del decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, convertito, con modificazioni, dalla legge 24 aprile 2020, n. 27, in materia di svolgimento delle assemblee di società ed enti, è differito al 30 aprile 2024.
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Remote assemblies: extension of the emergency regime
From the need to ensure that companies can hold meetings even during the health emergency due to the spread of the Covid-19 pandemic, the possibility of resorting to remote meetings has been provided for even if this option was not provided for in the bylaws.
The emergency legislation has in fact provided for the possibility of providing for the convocation of meetings to be held through telecommunication means or, for limited liability companies, the possibility of adopting resolutions through written consultation or consent expressed in writing.
The reference rule is art. 106 of Legislative Decree 18/2020, converted into Law 24 April 2020 n. 27, where – among other things – it has been provided that:
with the notice of convocation of ordinary or extraordinary meetings, joint-stock companies, limited partnerships, limited liability companies, cooperative companies and mutual insurance companies may provide, even in derogation from the various statutory provisions, for the expression of the vote electronically or by correspondence and for participation in the meeting by means of telecommunications;
the aforementioned companies may also provide that the meeting be held, even exclusively, by means of telecommunications that guarantee the identification of the participants, their participation and the exercise of the right to vote, without in any case the need for the president, the secretary or the notary to be in the same place, where provided for;
limited liability companies may also allow, even in derogation from the provisions of Article 2479, fourth paragraph, of the Civil Code and the various statutory provisions, that the expression of the vote takes place by written consultation or by consent expressed in writing.
The aforementioned provision, in paragraph 7, provided that this regulation would apply to meetings convened by 31 July 2020 or by the date, if later, until which the state of emergency would be in force on the national territory relating to the health risk connected to the outbreak of the Covid-19 epidemic.
From year to year, the emergency regulation on remote meetings has been extended until the last extension provided for in the so-called Milleproroghe 2024 decree which provided for the applicability of the aforementioned regulation until 30 April 2024; after which the previous regulation will return to force.
Specifically, Article 3, paragraph 12-duodecies, of Legislative Decree no. 215 of 30 December 2023, so-called Milleproroghe Decree 2024 (converted into Law 23 February 2024, no. 18), establishes that the deadline referred to in Article 106, paragraph 7, of Legislative Decree 17 March 2020, no. 18, converted, with amendments, by Law 24 April 2020, no. 27, regarding the holding of meetings of companies and entities, is deferred to 30 April 2024.
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