L’apertura di una sede secondaria in Italia (BRANCH) di una società estera deve essere autorizzata da una delibera straordinaria dell’organo competente secondo lo statuto della società estera (solitamente l’assemblea).
Tale delibera dovrà prevedere l’istituzione della sede secondaria indicando un indirizzo in Italia e nominando un delegato che abbia il potere di nominare il preposto alla sede secondaria, specificando altresì i poteri riconosciuti a quest’ultimo.
Copia autentica della delibera apostillata nel Paese di partenza, salvi i Paesi per i quali non è richiesta apostille, con relativa traduzione asseverata e giurata in lingua italiana, deve essere depositata negli atti di un Notaio italiano il quale procederà a redigere un verbale di deposito ex art. 106 Legge Notarile (presso l’Archivio notarile distrettuale o presso un notaio esercente, vanno depositati gli originali o le copie degli atti pubblici rogati o le scritture private autenticate in uno Stato estero, prima di farne uso in Italia).
In conseguenza del verbale notarile si procederà all’iscrizione della sede secondaria nel Registro delle Imprese (la cui competenza è determinata dalla Provincia ove si intenda fissare la sede secondaria in Italia). Occorre precisare che secondo la disciplina della Camera di Commercio al deposito dovrebbe provvedere una persona munita di idonei poteri, ma non è richiesto necessariamente che il deposito venga curato dal legale rappresentante della società. Pertanto, la delibera con la quale si autorizza l’istituzione della sede secondaria deve necessariamente prevedere la nomina di un delegato che abbia il potere di recarsi presso il Notaio italiano per il deposito dei documenti esteri e di curare il deposito presso il Registro delle Imprese, nonché di nominare il preposto alla sede secondaria con indicazione analitica dei relativi poteri.
Ai fini dell’iscrizione della sede secondaria al Registro imprese i dati necessari per procedere sono: l’atto costitutivo della società estera e suoi eventuali allegati, il tutto tradotto e legalizzato, delibera di attribuzione dei poteri al delegato designato per il deposito degli atti in Italia, il codice EUID (identificativo unico europeo previsto dalla direttiva 2012/17/EU e dal Decreto del Ministero dello Sviluppo Economico, che ha lo scopo di identificare in maniera univoca le società di capitali con sede legale all’estero e facilitare l’avvio di un sistema europeo di interconnessione tra i registri delle imprese), la sede, il codice di registro e il numero di registrazione della società estera.
É altresì necessario avviare la pratica presso la Camera di Commercio competente relativa alla richiesta del codice fiscale e all’attribuzione della Partita IVA. Ai fini dell’apertura della partita IVA italiana, è necessario compilare il modello ANR (dichiarazione per l’identificazione IVA soggetti non residenti) ed inviarlo al Centro operativo di Pescara prima di effettuare qualsiasi operazione rilevante territorialmente in Italia, allegando a questa dichiarazione i seguenti documenti: copia fotostatica di un documento di identificazione del dichiarante; certificazione attestante la qualità di soggetto passivo agli effetti dell’IVA posseduta nello Stato di appartenenza; certificato rilasciato dalla Camera di Commercio dello Stato estero di stabilimento contenente l’indicazione dei rappresentanti con facoltà di agire e dei relativi poteri di firma (tradotto, con sottoscrizione del traduttore); dichiarazione sostitutiva di certificazione debitamente sottoscritta (tradotta, con sottoscrizione del traduttore).
E’ inoltre necessario indicare l’attività che verrà svolta dalla società nella sede italiana, al fine di indicare correttamente il codice ateco, e il VAT number della società estera. Il VAT number è infatti richiesto dall’Agenzia delle Entrate ai fini dell’attribuzione della partita IVA alla sede secondaria italiana.
Una volta seguita la suddetta procedura, l’apertura della sede secondaria in Italia della società estera avverrà mediante iscrizione nel Registro delle Imprese di competenza, a cura del Notaio presso il quale è stato effettuato il deposito, il quale provvederà anche alla registrazione dell’atto presso l’Agenzia delle Entrate.
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OPENING OF A SECONDARY OFFICE IN ITALY OF A FOREIGN COMPANY
The opening of a branch office in Italy (BRANCH) of a foreign company must be authorized by an extraordinary resolution of the competent body according to the statute of the foreign company (usually the assembly).
This resolution must provide for the establishment of the branch office by indicating an address in Italy and appointing a delegate who has the power to appoint the person in charge of the branch office, also specifying the powers recognized to the latter.
An authentic copy of the resolution apostilled in the country of departure, except for countries for which apostille is not required, with the relative certified and sworn translation in Italian, must be deposited in the records of an Italian Notary who will proceed to draw up a deposit report pursuant to art. 106 of the Notarial Law (the originals or copies of the public deeds drawn up or the private documents authenticated in a foreign country must be deposited at the District Notarial Archive or at a practicing notary, before using them in Italy).
As a result of the notarial report, the secondary office will be registered in the Register of Companies (whose jurisdiction is determined by the Province where the secondary office is to be established in Italy). It should be noted that according to the regulations of the Chamber of Commerce, the filing should be carried out by a person with suitable powers, but it is not necessarily required that the filing be handled by the legal representative of the company. Therefore, the resolution authorizing the establishment of the secondary office must necessarily provide for the appointment of a delegate who has the power to go to the Italian Notary for the filing of foreign documents and to handle the filing at the Register of Companies, as well as to appoint the person in charge of the secondary office with an analytical indication of the relative powers.
For the purposes of registering the secondary office in the Company Register, the data required to proceed are: the articles of association of the foreign company and any attachments, all translated and legalized, resolution of attribution of powers to the designated delegate for the filing of documents in Italy, the EUID code (unique European identifier provided for by Directive 2012/17/EU and by the Decree of the Ministry of Economic Development, which has the purpose of uniquely identifying capital companies with registered offices abroad and facilitating the start of a European system of interconnection between company registers), the registered office, the registry code and the registration number of the foreign company.
It is also necessary to start the procedure at the competent Chamber of Commerce relating to the request for the tax code and the attribution of the VAT number. In order to open an Italian VAT number, it is necessary to fill out the ANR form (declaration for VAT identification of non-resident subjects) and send it to the Pescara Operations Centre before carrying out any territorially relevant operation in Italy, attaching the following documents to this declaration: photocopy of an identification document of the declarant; certification attesting the status of taxable person for the purposes of VAT held in the country of origin; certificate issued by the Chamber of Commerce of the foreign country of establishment containing the indication of the representatives with the power to act and the related powers of signature (translated, with signature of the translator); duly signed substitute certification declaration (translated, with signature of the translator).
It is also necessary to indicate the activity that will be carried out by the company in the Italian headquarters, in order to correctly indicate the ATECO code, and the VAT number of the foreign company. The VAT number is in fact required by the Revenue Agency for the purposes of assigning the VAT number to the Italian secondary headquarters.
Once the above procedure has been followed, the opening of the foreign company’s branch office in Italy will take place through registration in the relevant Company Register, by the Notary where the deposit was made, who will also register the deed with the Revenue Agency.
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