La Convenzione riguardante l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, adottata a l’Aja il 5 ottobre 1961 è stata ratificata da molti paesi tra cui anche l’Italia che ha designato e comunicato le seguenti autorità competenti al rilascio dell’Apostille:
– per gli atti giudiziari e notarili: Procuratore della Repubblica presso i Tribunali nelle cui giurisdizioni gli atti medesimi sono emanati;
– per tutti gli altri atti amministrativi previsti dalla Convenzione: Prefetti territorialmente competenti, per la Valle d’Aosta il Presidente della Regione, per le Province di Trento e Bolzano il Commissario di Governo.
L’apostille può essere definita un timbro speciale che viene applicato su atti pubblici rilasciati da uno Stato per l’uso e il riconoscimento di questi documenti in altri Stati.
La funzione dell’apostille è quella di attestare la validità della firma e della qualifica del notaio o di altro funzionario che ha emesso il documento, nonché l’autenticità del sigillo o del timbro apposto sul documento stesso. L’apostille, al contrario, non autentica il contenuto del documento.
In comparazione alla legalizzazione consolare, l’apostille rappresenta una procedura semplificata ed è vigente solo tra gli stati che hanno ratificato la Convenzione dell’Aja del 1961.
Il timbro apostille è identico per grafica e contenuti per tutti i paesi aderenti alla convenzione, al fine di renderlo facilmente riconoscibile tra le autorità dei vari paesi e presenta il seguente contenuto:
– titolo «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» ;
– nome dello stato emittente;
– nome della persona che ha firmato il documento autenticato con apostille;
– posizione ufficiale della persona che ha firmato il documento certificato con l’apostille;
– denominazione dell’autorità che ha rilasciato il documento;
– denominazione dell’autorità che ha rilasciato l’apostille;
– città, nella quale viene emessa l’apostille;
– data dell’apostillazione;
– numero dell’apostille;
– sigillo/timbro dell’autorità, la quale ha rilasciato l’apostille;
– firma del funzionario, il quale rilascia l’apostille.
È bene evidenziare che il timbro dell’apostille può essere apposto solo sull’originale del documento, o su una copia autenticata, ma non su una fotocopia.
Per quanto riguarda, invece, i Paesi che non hanno ratificato la Convenzione dell’Aja, essi non riconoscono l’apostille come valido strumento di legalizzazione e per far valere i documento in tali Paesi è richiesta ancora la legalizzazione tradizionale tramite le ambasciate o i consolati.
Vi sono, infine, Paesi che in virtù di accordi bilaterali con l’Italia consentono l’uso dei documenti senza richiedere né legalizzazione né Apostille, si tratta di Belgio, Austria, Danimarca, Francia e Germania.
DISCLAIMER
Gentile utente,
gli articoli e i contenuti del sito illustrano sinteticamente tematiche giuridiche, economiche e fiscali. Le informazioni contenute nel sito hanno solo carattere esemplificativo, informativo e non hanno carattere esaustivo, né possono essere intese come espressione di un parere legale. Nessuna responsabilità derivante da un utilizzo improprio dei contenuti del sito, da eventuali modifiche intervenute nella normativa o da possibili imprecisioni, potrà essere pertanto imputata al Notaio Edoardo Del Monte o agli estensori delle pubblicazioni medesime.
The function of the Apostille
The Convention concerning the abolition of the requirement of legalization for foreign public documents, adopted in The Hague on 5 October 1961, has been ratified by many countries, including Italy, which has designated and communicated the following authorities competent to issue the Apostille:
– for judicial and notarial documents: the Public Prosecutor at the Courts in whose jurisdictions the documents are issued;
– for all other administrative documents provided for by the Convention: territorially competent Prefects, for the Aosta Valley the President of the Region, for the Provinces of Trento and Bolzano the Government Commissioner.
The apostille can be defined as a special stamp that is applied to public documents issued by a State for the use and recognition of these documents in other States.
The function of the apostille is to certify the validity of the signature and the qualification of the notary or other official who issued the document, as well as the authenticity of the seal or stamp affixed to the document itself. The apostille, on the other hand, does not authenticate the content of the document.
Compared to consular legalization, the apostille is a simplified procedure and is only valid among the states that have ratified the 1961 Hague Convention.
The apostille stamp is identical in graphics and content for all countries adhering to the convention, in order to make it easily recognizable among the authorities of the various countries and has the following content:
– title «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)»;
– name of the issuing state;
– name of the person who signed the document authenticated with apostille;
– official position of the person who signed the document certified with apostille;
– name of the authority that issued the document;
– name of the authority that issued the apostille;
– city, in which the apostille is issued;
– date of apostille;
– apostille number;
– seal/stamp of the authority that issued the apostille;
– signature of the official who issues the apostille.
It should be noted that the apostille stamp can only be affixed to the original document, or to a certified copy, but not to a photocopy.
As for countries that have not ratified the Hague Convention, they do not recognize the apostille as a valid legalization tool and to make the document valid in these countries, traditional legalization through embassies or consulates is still required.
Finally, there are countries that by virtue of bilateral agreements with Italy allow the use of documents without requiring either legalization or Apostille, these are Belgium, Austria, Denmark, France and Germany.
DISCLAIMER
Dear user,
the articles and contents of the site briefly illustrate legal, economic and fiscal issues. The information contained in the site is for illustrative and informative purposes only and is not exhaustive, nor can it be considered as an expression of legal opinion. No liability arising from improper use of the contents of the site, from any changes in the legislation or from possible inaccuracies, may therefore be attributed to Notary Edoardo Del Monte or to the authors of the publications themselves.
