Come è possibile assolvere agli oneri di distanziamento previsti dalla legislazione emergenziale in materia di prevenzione del contagio da COVID-19 e garantire allo stesso tempo accordi di mediazione validi, efficaci e perfettamente trascrivibili? Come cambia il procedimento di mediazione con l’intervento del Notaio?
La possibilità di svolgere gli incontri di mediazione a distanza, in videoconferenza, con il consenso preventivo di tutte le parti coinvolte, pone oggi il problema di rendere compatibile tale modalità telematica con la successiva autentica notarile, per la quale la partecipazione delle parti non ha subito modificazioni. L’autentica notarile è, infatti, necessaria quando l’accordo raggiunto in mediazione debba essere trascritto/iscritto nei pubblici registri.
La previsione normativa di cui all’art. 83, comma 20-bis, del D.L.17 marzo 2020, n. 18 (cd “Decreto Cura Italia”) convertito, con modificazioni, nella legge 24 aprile 2020, n. 27, infatti, non consente deroghe al formalismo necessario (autentica notarile) ai fini della trascrizione o iscrizione dell’accordo di mediazione nei registri immobiliari (art. 2657 c.c.) e/o nel registro delle imprese (art. 2470 c.c.).
Vediamo, allora, come procedere ad una mediazione sicura e godere di un doppio binario di tutela.
Come formalizzare un accordo di mediazione a distanza?
Oggi una parte può semplicemente da casa, e senza incontrare l’avvocato (quando la sua presenza è obbligatoria ai sensi del D.Lgs.28/10), sottoscrivere a mano la procura alle liti ed alla mediazione ed inviarle a quest’ultimo con modalità telematiche, via e.mail, o, addirittura, via WhatsApp, insieme alla foto o alla copia di un documento d’identità in corso di validità.
L’art. 83, comma 20-ter, del menzionato decreto n. 18/2020, infatti, prevede che: “Fino alla cessazione delle misure di distanziamento previste dalla legislazione emergenziale in materia di prevenzione del contagio da COVID-19, nei procedimenti civili la sottoscrizione della procura alle liti può essere apposta dalla parte anche su un documento analogico trasmesso al difensore, anche in copia informatica per immagine, unitamente a copia di un documento di identità in corso di validità, anche a mezzo di strumenti di comunicazione elettronica. In tal caso, l’avvocato certifica l’autografia mediante la sola apposizione della propria firma digitale sulla copia informatica della procura. La procura si considera apposta in calce, ai sensi dell’articolo 83 del codice di procedura civile, se è congiunta all’atto cui si riferisce mediante gli strumenti informatici individuati con decreto del Ministero della giustizia”.
Si procederà, dunque, alla mediazione in videoconferenza e, in caso di accordo, si redigerà un verbale di mediazione contenente l’accordo sottoscritto dalla parte in formato analogico (cartaceo) e dal proprio avvocato con firma digitale – con attestazione dell’autografia della sottoscrizione della parte. Tale verbale verrà inviato, sempre in via telematica, all’avvocato dell’altra parte, che procederà nelle medesime forme con il proprio cliente ed infine invierà il verbale (con l’accordo) completo delle sottoscrizioni (delle parti e dei rispettivi legali) al mediatore, che a sua volta vi apporrà la propria firma digitale.
Quando è necessaria la trascrizione o iscrizione dell’accordo nei pubblici registri (per finalità di pubblicità ed efficacia prenotativa), come di seguito illustrato, occorrerà procedere con la successiva attività notarile da espletarsi con una delle seguenti alternative modalità:
1) autenticazione delle sottoscrizioni delle parti apposte in calce all’accordo, allegato del verbale o parte integrante del verbale medesimo. L’autenticazione riguarderà solo le sottoscrizioni delle parti, non anche quella del mediatore, né degli avvocati. Il presupposto è che l’accordo contenga tutte le menzioni previste dalla legge come obbligatorie per la validità dell’atto e per la pubblicità nei registri;
2) verbale di deposito del verbale di mediazione contenente l’accordo: questa modalità prevede il necessario intervento delle parti (non quella degli avvocati e del mediatore) in proprio o a mezzo procura (in forma pubblica o autentica). A differenza della modalità di cui al punto precedente il verbale di deposito potrà essere integrato con le menzioni previste dalla legge come obbligatorie per la validità dell’atto e per la pubblicità dei registri, ove esse siano mancanti nell’accordo di mediazione;
3) negozio di ripetizione in forma pubblica o autentica dell’accordo di mediazione: anche in questo sarà necessario l’intervento personale delle parti (non quello degli avvocati e del mediatore) in proprio o a mezzo procura (in forma pubblica o autentica) ed è prevista la possibilità di integrazione con le menzioni obbligatorie ove mancanti nell’accordo di mediazione. Ai fini fiscali rileva che tale negozio di ripetizione non importi modifiche sostanziali all’accordo di mediazione, ma solo eventuali modifiche accessorie, quali ad esempio, l’apposizione e eliminazione di un termine (art. 1231 c.c.).
Che differenza c’è tra la procura dell’avvocato e l’autentica notarile?
Nulla osta a che l’avvocato, munito di apposita procura, rappresenti sostanzialmente la parte sia nel procedimento di mediazione che nel successivo atto notarile redatto con le modalità sopra illustrate, ma tale procura non può prevedere anche il potere di “autenticazione” della procura, che spetta solo al notaio, una volta concluso l’accordo di mediazione, affinché lo stesso possa essere trascritto o iscritto nei pubblici registri.
Per l’autentica notarile è necessaria la partecipazione delle parti, in proprio o a mezzo di procura (in forma pubblica o autentica). La procura, infatti, in questo caso non potrà essere autenticata con le modalità a distanza sopra illustrate previste dal menzionato art. 83, comma 20-ter per le procure rilasciate all’avvocato. Ciò in quanto l’intervento del notaio ha un raggio d’azione diverso e più ampio rispetto a quello dell’avvocato, in quanto non solo è diretto a confermare la delibazione di non contrarietà dell’accordo a norme imperative od all’ordine pubblico (come per gli avvocati), ma è anche propedeutico all’iscrizione e/o trascrizione dell’accordo nei pubblici registri.
Il valore aggiunto del procedimento di mediazione svolto dal Notaio – Mediatore
La cumulabilità delle funzioni di mediatore e notaio – in conseguenza dell’annullamento dell’art. 14-bis del D.M. 180/2010 ad opera della sentenza TAR Lazio n. 14664/2014 – consente oggi al notaio di svolgere entrambi i ruoli di mediatore e di notaio, assicurando una vantaggiosa contestualità fra la conclusione dell’accordo in mediazione ed il formalismo necessario per la sua immissione nei pubblici registri.
Il valore aggiunto nel procedimento di mediazione svolto dal notaio comporta un doppio binario di tutela:
a) in primis, un risparmio di tempo e costi dell’intera operazione, in quanto il mediatore-notaio opererà da subito, nell’ambito dell’istruttoria preliminare della stessa mediazione, la verifica, con eventuale richiesta di integrazione o regolarizzazione, della documentazione e delle informazioni necessarie al fine della successiva trascrizione/iscrizione dell’accordo nei pubblici registri.
Il notaio, infatti, curerà la formazione di un accordo di mediazione come titolo idoneo alla pubblicità, operando su una molteplicità di piani: dalla legittimazione a disporre della parte venditrice (compresa l’analisi del regime patrimoniale coniugale delle parti), alla rappresentanza, ai controlli ipocatastali, al rispetto delle norme fiscali, quali, ad esempio, la previa presentazione delle dichiarazioni di successione eventualmente omesse o l’accettazione tacita di eredità, all’integrazione dell’accordo con le menzioni urbanistiche, sulla conformità catastale e, ove necessario, con l’allegazione dell’attestato di prestazione energetica e così via.
b) last but not least: minori rischi dell’operazione. Posto che allo stato l’istanza introduttiva di un procedimento di mediazione non è trascrivibile, sussiste il rischio che, nelle more fra la conclusione dell’accordo ed il perfezionamento dell’atto notarile idoneo alla pubblicità, la parte con il quale l’istante abbia raggiunto un accordo in mediazione alieni a terzi l’immobile o subisca trascrizioni o iscrizioni pregiudizievoli (ipoteche, domande giudiziali, ed altro).
Ecco che la contestualità dell’opera del notaio-mediatore porta ad una notevole riduzione dei rischi connessi alla mancanza di trascrizione dell’iniziale istanza di mediazione, fino ad annullarli completamente, nel caso in cui le parti decidano di fare ricorso all’utile strumento del deposito del prezzo sul conto dedicato del notaio.
Quando è necessaria l’attività notarile?
L’intervento del notaio non è limitato agli accordi di mediazione che comportino disposizioni soggette a trascrizione di cui all’art. 2643 c.c. (quando ad esempio,si disponga della proprietà, usufrutto, superficie, servitù, uso, diritto di abitazione su beni immobili, locazioni ultranovennali e così via), ma è esteso a tutti gli atti soggetti a trascrizione od a iscrizione sia nei registri immobiliari, che al registro delle imprese, quali, ad esempio, anche accordi di mediazione portanti ad una divisione ereditaria (cfr. Tribunale Roma, 4 novembre 2015).
Lo stesso discorso, infine, può essere esteso alle altre forme di trascrizione, non contemplate espressamente nell’art. 11 D.Lgs. 28/2010 (ad esempio quella prevista per la costituzione del fondo patrimoniale e separazione dei beni di cui agli art. 2647 o quella di cui all’art. 2645-ter c.c.) o anche agli atti soggetti ad annotamento, soprattutto per quelli con effetti rilevanti ai fini della successiva circolazione degli immobili, come, ad esempio, nel caso di mediazione che comporti l’accertamento dell’avveramento di una condizione risolutiva, o il mancato avveramento della condizione sospensiva pur in assenza di espressa previsione normativa, o di negozio risolutorio agli effetti dell’art. 2655 c.c.
DISCLAIMER
Gentile utente,
gli articoli e i contenuti del sito illustrano sinteticamente tematiche giuridiche, economiche e fiscali. Le informazioni contenute nel sito hanno solo carattere esemplificativo, informativo e non hanno carattere esaustivo, né possono essere intese come espressione di un parere legale. Nessuna responsabilità derivante da un utilizzo improprio dei contenuti del sito, da eventuali modifiche intervenute nella normativa o da possibili imprecisioni, potrà essere pertanto imputata al Notaio Edoardo Del Monte o agli estensori delle pubblicazioni medesime.
The Notary-mediator in the time of Covid: a double track of protection
How is it possible to comply with the distancing requirements set out in the emergency legislation on the prevention of COVID-19 contagion and at the same time guarantee valid, effective and perfectly transcriptible mediation agreements? How does the mediation procedure change with the intervention of the Notary?
The possibility of holding mediation meetings remotely, by videoconference, with the prior consent of all the parties involved, today poses the problem of making this telematic method compatible with the subsequent notarial authentication, for which the participation of the parties has not undergone modifications. Notarial authentication is, in fact, necessary when the agreement reached in mediation must be transcribed/registered in the public registers.
The regulatory provision set out in art. 83, paragraph 20-bis, of Legislative Decree 17 March 2020, n. 18 (so-called “Cura Italia Decree”) converted, with amendments, into Law 24 April 2020, n. 27, in fact, does not allow exceptions to the necessary formalism (notarial authentication) for the purposes of transcription or registration of the mediation agreement in the real estate registers (art. 2657 c.c.) and/or in the business register (art. 2470 c.c.).
Let’s see, then, how to proceed with safe mediation and enjoy a double track of protection.
How to formalize a remote mediation agreement?
Today a party can simply from home, and without meeting the lawyer (when his presence is mandatory pursuant to Legislative Decree 28/10), sign by hand the power of attorney for disputes and mediation and send them to the latter electronically, via e-mail, or even via WhatsApp, together with the photo or copy of a valid identity document.
Art. 83, paragraph 20-ter, of the aforementioned decree n. 18/2020, in fact, provides that: “Until the cessation of the distancing measures provided for by the emergency legislation on the prevention of COVID-19 contagion, in civil proceedings the signature of the power of attorney for litigation may also be affixed by the party on an analog document sent to the defense, even in an electronic copy by image, together with a copy of a valid identity document, even by means of electronic communication tools. In this case, the lawyer certifies the autograph by simply affixing his digital signature on the electronic copy of the power of attorney. The power of attorney is considered to be affixed at the bottom, pursuant to Article 83 of the Code of Civil Procedure, if it is joined to the document to which it refers by means of the electronic tools identified by decree of the Ministry of Justice”.
Therefore, the mediation will be carried out by videoconference and, in the event of an agreement, a mediation report will be drawn up containing the agreement signed by the party in analog format (paper) and by their lawyer with a digital signature – with certification of the autograph of the signature of the party. This report will be sent, again electronically, to the lawyer of the other party, who will proceed in the same way with his client and finally send the report (with the agreement) complete with the signatures (of the parties and their respective lawyers) to the mediator, who in turn will add his digital signature.
When the transcription or registration of the agreement in the public registers is necessary (for advertising purposes and booking effectiveness), as illustrated below, it will be necessary to proceed with the subsequent notarial activity to be carried out with one of the following alternative methods:
1) authentication of the signatures of the parties placed at the bottom of the agreement, attachment to the report or integral part of the report itself. The authentication will only concern the signatures of the parties, not that of the mediator or the lawyers. The prerequisite is that the agreement contains all the mentions required by law as mandatory for the validity of the deed and for publication in the registers;
2) minutes of filing of the mediation minutes containing the agreement: this method requires the necessary intervention of the parties (not that of the lawyers and the mediator) in person or by proxy (in public or authentic form). Unlike the method referred to in the previous point, the minutes of filing may be integrated with the mentions required by law as mandatory for the validity of the deed and for publication in the registers, where they are missing in the mediation agreement;
3) repetition of the mediation agreement in public or authentic form: also in this case the personal intervention of the parties will be necessary (not that of the lawyers and the mediator) in person or by means of a power of attorney (in public or authentic form) and the possibility of integration with the mandatory mentions is foreseen where they are missing in the mediation agreement. For tax purposes, it is relevant that this repetition of the agreement does not imply substantial changes to the mediation agreement, but only any accessory changes, such as, for example, the addition and elimination of a term (art. 1231 c.c.).
What is the difference between the lawyer’s power of attorney and the notarial authentication?
There is nothing to prevent the lawyer, provided with a specific power of attorney, from substantially representing the party both in the mediation procedure and in the subsequent notarial deed drawn up in the manner illustrated above, but such power of attorney cannot also include the power of “authentication” of the power of attorney, which belongs only to the notary, once the mediation agreement has been concluded, so that the same can be transcribed or registered in the public registers.
For notarial authentication, the participation of the parties is necessary, in person or by means of a power of attorney (in public or authentic form). In fact, in this case, the power of attorney cannot be authenticated with the remote methods illustrated above provided for by the aforementioned art. 83, paragraph 20-ter for powers of attorney issued to the lawyer. This is because the notary’s intervention has a different and broader scope of action than that of the lawyer, as it is not only aimed at confirming the recognition of the agreement’s non-contrariety to mandatory rules or public order (as for lawyers), but is also preparatory to the registration and/or transcription of the agreement in the public registers.
The added value of the mediation procedure carried out by the Notary – Mediator
The cumulation of the functions of mediator and notary – as a result of the annulment of art. 14-bis of Ministerial Decree 180/2010 by the TAR Lazio ruling no. 14664/2014 – today allows the notary to perform both roles of mediator and notary, ensuring an advantageous contextuality between the conclusion of the agreement in mediation and the formalism necessary for its entry into the public registers.
The added value in the mediation procedure carried out by the notary involves a double track of protection:
a) first of all, a saving of time and costs of the entire operation, as the mediator-notary will immediately operate, within the preliminary investigation of the mediation itself, the verification, with possible request for integration or regularization, of the documentation and information necessary for the purpose of the subsequent transcription/registration of the agreement in the public registers.
The notary, in fact, will take care of the formation of a mediation agreement as a title suitable for advertising, operating on a variety of levels: from the legitimacy to dispose of the selling party (including the analysis of the marital property regime of the parties), to representation, to mortgage and land registry checks, to compliance with tax regulations, such as, for example, the prior submission of any omitted inheritance declarations or the tacit acceptance of inheritance, to the integration of the agreement with urban planning mentions, on land registry compliance and, where necessary, with the attachment of the energy performance certificate and so on.
b) last but not least: lower risks of the operation. Given that the introductory request for a mediation proceeding cannot be transcribed at present, there is a risk that, in the meantime between the conclusion of the agreement and the completion of the notarial deed suitable for publication, the party with whom the applicant has reached an agreement in mediation may sell the property to third parties or be subject to prejudicial transcriptions or registrations (mortgages, legal claims, and others).
Here, the contextual nature of the notary-mediator’s work leads to a notable reduction in the risks associated with the lack of transcription of the initial mediation request, to the point of completely cancelling them, in the event that the parties decide to resort to the useful tool of depositing the price in the notary’s dedicated account.
When is notarial activity necessary?
The notary’s intervention is not limited to mediation agreements that include provisions subject to transcription pursuant to art. 2643 of the Civil Code. (for example, when one has ownership, usufruct, surface, easement, use, right of habitation on real estate, leases lasting more than nine years and so on), but it is extended to all deeds subject to transcription or registration in both the real estate registers and the business register, such as, for example, mediation agreements leading to an inheritance division (see Rome Court, 4 November 2015).
Finally, the same argument can be extended to other forms of transcription, not expressly contemplated in art. 11 Legislative Decree 28/2010 (for example, that provided for the establishment of the patrimonial fund and separation of assets pursuant to art. 2647 or that pursuant to art. 2645-ter of the civil code) or even to deeds subject to annotation, especially those with significant effects for the purposes of the subsequent circulation of real estate, such as, for example, in the case of mediation that involves the verification of the fulfillment of a resolutory condition, or the failure to fulfill the suspensive condition even in the absence of an express regulatory provision, or of a resolutory transaction pursuant to art. 2655 of the civil code.
DISCLAIMER
Dear user,
the articles and contents of the site briefly illustrate legal, economic and fiscal issues. The information contained in the site is for illustrative and informative purposes only and is not exhaustive, nor can it be considered as an expression of legal opinion. No liability arising from improper use of the contents of the site, from any changes in the legislation or from possible inaccuracies, may therefore be attributed to Notary Edoardo Del Monte or to the authors of the publications themselves.
